Payroll en nieuwe wetgeving: wat moeten werkgevers weten?

De regels rond payroll veranderen regelmatig. Dat komt niet alleen door nieuwe wetten, maar ook door jaarlijkse aanpassingen van bijvoorbeeld het minimumloon, belastingtarieven en pensioenregels. Voor werkgevers is het daarom belangrijk om te weten welke verplichtingen gelden en wie waarvoor verantwoordelijk is.

In dit artikel lees je wat payroll betekent, welke belangrijke regels gelden en waar je op moet letten bij nieuwe wetgeving.

Wat is payroll?

Bij payroll komt een werknemer bij een payrollbedrijf in dienst. De werknemer werkt doorgaans bij en onder leiding van de opdrachtgever, maar het payrollbedrijf verzorgt onder meer de salarisadministratie en is formeel de werkgever. Payroll is iets anders dan het uitbesteden van alleen de loonadministratie: daarbij blijft de werknemer gewoon in dienst van het bedrijf.

De Wet arbeidsmarkt in balans en payroll

Een belangrijke wet voor payroll is de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB), die op 1 januari 2020 in werking trad. De wet maakte de positie van payrollwerknemers duidelijker en bracht specifieke verplichtingen mee voor payrollbedrijven en opdrachtgevers.

Een payrollwerknemer heeft in grote lijnen recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als een werknemer van de opdrachtgever die vergelijkbaar werk doet. Denk aan loon, toeslagen, werktijden, vakantiedagen en andere arbeidsvoorwaarden. Voor pensioen gelden aparte regels: payrollwerknemers moeten onder een passende pensioenregeling vallen.

De WAB beperkte ook het gebruik van bepaalde flexibiliteitsregels. Een payrollovereenkomst geeft een werkgever bijvoorbeeld niet dezelfde mogelijkheden als een uitzendovereenkomst om de arbeidsrelatie flexibel te beëindigen. Ook kunnen de regels voor de keten van tijdelijke contracten en de transitievergoeding van toepassing zijn.

Inlenersbeloning en arbeidsvoorwaarden

Bij payroll moeten de arbeidsvoorwaarden van de werknemer zorgvuldig worden vergeleken met die van vergelijkbare medewerkers bij de opdrachtgever. Daarvoor moet de opdrachtgever het payrollbedrijf tijdig en volledig informeren over onder meer de functie, het salaris, toeslagen en regelingen die binnen het bedrijf gelden.

Ontbreekt die informatie of is deze niet actueel, dan bestaat het risico dat de werknemer te weinig krijgt betaald of dat er achteraf correcties nodig zijn. Leg daarom vast wie wijzigingen doorgeeft en hoe vaak de gegevens worden gecontroleerd.

Andere ontwikkelingen die de loonadministratie raken

Niet iedere wijziging in de loonadministratie is specifiek voor payroll. Werkgevers en payrollbedrijven moeten ook rekening houden met bredere regels, zoals:

• Minimumloon: het wettelijke minimumuurloon wordt periodiek aangepast. Controleer bij iedere wijziging of de lonen in de administratie nog voldoen.
• Loonheffingen: belastingtarieven, heffingskortingen en administratieve regels kunnen jaarlijks veranderen.
• Pensioen: pensioenregelingen kunnen veranderen door nieuwe wetgeving of doordat een regeling wordt aangepast. Controleer welke regeling voor payrollwerknemers geldt.
• Arbeidsrelaties met zelfstandigen: wanneer iemand als zzp’er werkt, moet de praktijk passen bij zelfstandigheid. Is er feitelijk sprake van een dienstverband, dan kan de opdrachtgever met verplichtingen voor loonheffingen en werknemersrechten te maken krijgen.

De precieze bedragen en toepassingsregels kunnen per jaar veranderen. Gebruik daarom voor actuele informatie de publicaties van de Belastingdienst, de Rijksoverheid en, waar van toepassing, het pensioenfonds of de cao-partijen.

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Bij payroll zijn verantwoordelijkheden verdeeld. Het payrollbedrijf verzorgt doorgaans de loonbetaling, loonstroken en aangiften. De opdrachtgever levert informatie aan over de werkzaamheden en arbeidsvoorwaarden en houdt op de werkplek toezicht op een veilige werkomgeving. De precieze afspraken kunnen per situatie verschillen en moeten duidelijk in de overeenkomst staan.

Een contract met een payrollbedrijf neemt dus niet automatisch alle verplichtingen van de opdrachtgever weg. Goede samenwerking en tijdige gegevensuitwisseling blijven noodzakelijk.

Zo bereid je je voor op nieuwe payrollregels

1. Controleer de afspraken: bekijk de payrollovereenkomst en leg vast wie wijzigingen in functie, loon en werktijden doorgeeft.
2. Vergelijk arbeidsvoorwaarden: zorg dat het payrollbedrijf beschikt over actuele informatie over vergelijkbare functies en de geldende cao.
3. Controleer pensioen: verifieer welke pensioenregeling van toepassing is en of de aanmelding correct is geregeld.
4. Werk de loonadministratie bij: verwerk wijzigingen in minimumloon, belastingregels en vergoedingen op tijd.
5. Vraag advies bij twijfel: bij complexe situaties kan een payrollspecialist, salarisadministrateur of arbeidsrechtjurist helpen.

Conclusie

Nieuwe wetgeving heeft geregeld invloed op payroll, maar de basis blijft dat werknemers correct en volgens de geldende regels moeten worden behandeld. De WAB is daarbij een belangrijk uitgangspunt: payrollwerknemers hebben recht op passende arbeidsvoorwaarden en pensioen, en payroll biedt niet automatisch dezelfde flexibiliteit als uitzenden.

Omdat wet- en regelgeving en bedragen kunnen veranderen, is het verstandig om de loonadministratie en afspraken met het payrollbedrijf regelmatig te controleren. Zo verklein je de kans op fouten, nabetalingen en onduidelijkheid voor werknemers.

 

Veelgestelde Vragen over Payroll Nieuwe Wetgeving in Nederland

1. Wat houdt de nieuwe wet WAB in?
2. Waar moet je op letten bij payroll?
3. Wat zijn de belangrijkste veranderingen in de nieuwe ketenregeling vanaf 2027?
4. Wat zijn de nieuwe regels voor ontslag in 2026?
5. Welke veranderingen zijn er in de salarisadministratie in 2026?
6. Wat zijn de nadelen van payroll voor werknemer?
7. Is payroll nog toegestaan?

Wat houdt de nieuwe wet WAB in?

De Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) is op 1 januari 2020 ingevoerd om de verschillen tussen vaste en flexibele contracten te verkleinen. Voor payroll betekent dit onder meer dat payrollwerknemers recht hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden als vergelijkbare werknemers bij de opdrachtgever, met aparte regels voor pensioen. De wet veranderde daarnaast regels voor oproepcontracten, de ketenregeling, de transitievergoeding en de WW-premie. De WAB is dus geen nieuwe wet, maar blijft belangrijk voor werkgevers en payrollbedrijven.

Waar moet je op letten bij payroll?

Bij payroll is het belangrijk om te controleren of de werknemer de juiste arbeidsvoorwaarden krijgt. Vergelijk onder meer het loon, toeslagen, werktijden, vakantiedagen en eventuele cao-afspraken met die van vergelijkbare werknemers bij de opdrachtgever. Let ook op de pensioenregeling, de actuele wet- en regelgeving en de afspraken in het contract met het payrollbedrijf. Zorg dat wijzigingen in functie of arbeidsvoorwaarden tijdig worden doorgegeven en vraag bij twijfel advies aan een payrollspecialist.

Wat zijn de belangrijkste veranderingen in de nieuwe ketenregeling vanaf 2027?

Vanaf 2027 is het volgens de geplande nieuwe regels de bedoeling dat de keten van tijdelijke contracten pas na een onderbreking van vijf jaar wordt doorbroken, in plaats van na de huidige zes maanden. Daardoor kunnen werkgevers een reeks tijdelijke contracten minder makkelijk opnieuw laten beginnen na een korte pauze; na maximaal drie tijdelijke contracten of drie jaar kan een vast contract ontstaan. Controleer de definitieve ingangsdatum en eventuele uitzonderingen, omdat de regels afhankelijk zijn van de uiteindelijke wetgeving.

Wat zijn de nieuwe regels voor ontslag in 2026?

In 2026 geldt er niet één algemene nieuwe ontslagregel die de bestaande procedure volledig vervangt. Een werkgever moet nog steeds een geldige ontslagreden hebben en meestal toestemming vragen aan UWV bij bedrijfseconomisch ontslag of langdurige arbeidsongeschiktheid, of de kantonrechter inschakelen bij andere ontslaggronden. Ontslag met wederzijds goedvinden kan worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Ook blijven regels over opzegtermijnen, herplaatsing en de transitievergoeding van belang. Omdat bedragen en specifieke regels kunnen wijzigen, is het verstandig de actuele informatie van UWV of Rijksoverheid te controleren en bij twijfel juridisch advies te vragen.

Welke veranderingen zijn er in de salarisadministratie in 2026?

In 2026 verandert de salarisadministratie vooral door jaarlijkse aanpassingen, zoals nieuwe loonbelastingtabellen en heffingskortingen en de indexering van het wettelijk minimumuurloon. Werkgevers moeten deze wijzigingen tijdig verwerken en controleren of lonen, inhoudingen en loonstroken kloppen. Ook is het verstandig na te gaan of pensioenafspraken en eventuele cao-wijzigingen goed zijn bijgewerkt. De precieze bedragen en regels hangen af van de situatie en kunnen gedurende het jaar wijzigen; controleer daarom de actuele informatie van de Belastingdienst en de Rijksoverheid.

Wat zijn de nadelen van payroll voor werknemer?

De nadelen van payroll voor een werknemer kunnen verschillen per werkgever en contract. Soms is er minder zekerheid over de duur van het werk of de verlenging van het contract, en kan het onduidelijk zijn wie aanspreekpunt is bij vragen over loon, verlof of arbeidsvoorwaarden. Ook kunnen pensioenopbouw en aanvullende voordelen anders geregeld zijn dan bij medewerkers die rechtstreeks bij de opdrachtgever in dienst zijn. Payrollwerknemers hebben wettelijke rechten en moeten in grote lijnen vergelijkbare arbeidsvoorwaarden krijgen als vergelijkbare werknemers bij de opdrachtgever, maar het is verstandig om vóór ondertekening het contract, de cao, pensioenregeling en afspraken over ziekte en ontslag goed te controleren.

Is payroll nog toegestaan?

Ja, payroll is nog steeds toegestaan in Nederland. Wel gelden er duidelijke regels voor de rechten van payrollwerknemers. Op grond van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) hebben zij in grote lijnen recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als werknemers bij de opdrachtgever die vergelijkbaar werk doen. Ook moet de pensioenregeling aan de geldende wettelijke eisen voldoen. Payroll is bovendien niet hetzelfde als uitzenden: payrollbedrijven kunnen niet automatisch gebruikmaken van alle uitzonderingen die voor uitzendwerk gelden. Controleer daarom altijd de actuele regels en afspraken met het payrollbedrijf.